Il datore di lavoro può, nel caso in cui venga a conoscenza di comportamenti sanzionabili del dipendente, contestare i fatti per iscritto. La contestazione, come visto deve essere immediata, specifica e immutabile.

Ogni contratto collettivo prevede il termine entro il quale il datore di lavoro deve contestare i fatti. Nel caso in cui la contestazione non rispetti i termini sarà illegittima. I fatti che si vogliono contestare non possono essere generici ma devono essere specifici in modo da consentire al lavoratore di prendere posizione proprio su quei fatti oggetto di contestazione. I fatti contestati al lavoratore non possono poi essere modificati e sostituiti da altri, ma devono essere identici a quelli contestati.

In primo luogo il datore di lavoro deve, su carta intestata della società o dell’impresa, indicare il destinatario della contestazione con generalità e indirizzo a cui spedire la lettera di contestazione. Nell’oggetto occorrerà indicare che si tratta di contestazione disciplinare o richiamo disciplinare. In questo modo il dipendente viene subito messo a conoscenza che non si tratta di una lettera qualunque ma di una vera e propria contestazione disciplinare che dovrà leggere con attenzione e sulla quale dovrà prendere posizione.

Non è necessario indicare nell’oggetto della lettera anche altri dati quali il giorno e l’ora in cui è stato commesso il fatto o la violazione di norme specifiche alle quali si fa riferimento. Tutto ciò verrà indicato nel corpo del testo.

Come visto sopra, la contestazione deve essere immediata e non può essere mossa dopo molto tempo da quando è stato commesso il fatto sanzionabile salvo che il datore di lavoro non venga a conoscenza del comportamento del proprio dipendente solo dopo alcuni giorni. In ogni caso è opportuno procedere con la massima urgenza nella contestazione. Si osservi come il datore di lavoro non possa applicare la sanzione disciplinare prima del decorso dei termini dati al lavoratore per esporre le proprie giustificazioni, diversamente la sanzione sarebbe illegittima.

Nel corpo della lettera di contestazione è necessario indicare in modo specifico cosa si contesta, quali fatti sono accaduti, in quale luogo, in quale giorno e, se possibile, alla presenza di chi (altri dipendenti, persone esterne). Per esempio il datore di lavoro potrebbe contestare al proprio dipendente un comportamento scorretto tenuto di fronte ad un cliente. In questo caso è necessario indicare cosa è successo, cosa è stato detto, come ha agito il lavoratore, in quale giorno è successo ed eventualmente anche quali conseguenze sono seguite: per esempio il cliente ha rinunciato ad acquistare ovvero si è rivolto ad un concorrente.

In altri casi può trattarsi di sottrazione di beni sul lavoro quali soldi in cassa, cancelleria o altro. Il datore di lavoro deve riferirsi a quali mancanze è venuto a conoscenza ed in quali termini temporali. Può essere che chiudendo i conti serali vi siano degli ammanchi dovuti a quello specifico dipendente.

In alcuni casi il datore di lavoro può anche sospendere cautelativamente il proprio dipendente per il tempo necessario affinché questi prenda posizione sui fatti contestati. Si agisce in tal modo soprattutto quando ci si trova nei casi sopra indicati quali sottrazione di denaro.

Il datore di lavoro, dopo aver ricevuto le giustificazioni del proprio dipendente, può agire in diversi modi. Se ritiene che le giustificazioni siano adeguate può limitarsi ad archiviare la contestazione inserendola comunque nel fascicolo del dipendente unitamente alle difese del lavoratore. Se invece non ritiene sufficienti le giustificazioni del lavoratore, potrà assumere quella sanzione prevista dalla legge ed adeguata al caso concreto. Può essere una ammonizione scritta, una multa con trattenuta in busta paga di una somma pari a massimo 4 ore di retribuzione base, la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un massimo di 10 giorni o, infine, sanzione più grave, il licenziamento disciplinare.